Продумать заранее

Своим или чужим?

Работу над концепцией управления начинают, как правило, еще на этапе землеотвода, сразу после создания концепции самого объекта. Важно сразу определить. кто будет управлять объектом, какой объем работ придется выполнять, какие функции следует вывести на аутсорсинг, по какому принципу подбирать арендаторов, а также обдумать формы договоров. «Принятие решения о создании управляющего центра внутри девелоперской компании или о передаче этой функции специализированной управляющей компании зависит от двух факторов, - отмечает директор по управлению активами компании «XXI Век» Татьяна Честнейшая. - Во-первых, это стратегия развития компании-девелопера на рынке. Если компания получает основной доход за счет аренды помещений, целесообразно задуматься о создании собственного управляющего центра. Если основной доход компании - прибыль от продажи объекта как готового бизнеса, управление будет правильнее аутсорить. Во-вторых, структура предложения этой услуги. Если на рынке существуют качественные компании, которые специализируются только на управлении, то данную услугу лучше аутсорсить».

На данный момент компаний, специализирующихся на управлений объектами недвижимости, в Украине недостаточно. Девелоперы, опрошенные ВВ, смогли назвать только две: М +W Zander Facility Management и «Ариэль» (правда, география деятельности последней сосредоточена пока только в Одессе). Кроме того, услуги по управлению объектами коммерческой недвижимости предоставляют консалтинговые компании Deol Partners и DTZ, а также несколько девелоперских компаний. На 2009-2010 годы запланирован выход в Украину управляющей компании Colliers International FM - дочернего подразделения международной консалтинговой компании Соіііегз ІпіегпагіопаІ. Следует отметить, что полноцекная управляющая компания, осуществляющая комплексно facility management (техническое обслуживание объекта, управление недвижимостью, инженерной и социальной инфраструктурой организации, пространством здания), property management (оперативное управление объектом, работа с арендаторами, их отбор, решение с ними текущих вопросов) и asset management: (стратегическое, долгосрочное управление финансовыми потоками и активами объекта), должна иметь в своем распоряжении довольно большой штат узких специалистов, а также целый ряд специфических лицензий. Поэтому ее целесообразно создавать только в том случае, если девелопер управляет целым рядом объектов. В остальных же случаях девелоперы, как правило, управляют своими объектами, заключая при этом договори с несколькими подрядчиками, которые и обеспечивают решение всех вопросов, возникающих в процессе эксплуатации комплекса. Правда, как отмечают специалисты, это не самый лучший вариант. «Практически все технические системы здания взаимосвязаны. Например, кондиционеры, телекоммуникации, отопление и компьютерные сети зависят от электричества; авария водоснабжения может привести к дисфункции электросистем и нарушениям в охранном оборудовании. Поэтому выгоднее и надежнее возложить всю ответственность за объект на одну опытную компанию. Даже не располагая полным перечнем услуг, которыми надо обеспечить здание, она может выступить в роли генерального подрядчика», - отмечает директор девелоперской компании «Киевград» Вячеслав Позигун. Часто девелопер разделяет основные функции по управлению: стратегическое управление финансами осуществляет сам, для технического обслуживания объекта нанимает компанию, специализирующуюся на facility management (того самого генподрядчика, о котором говорилось выше), а подбор арендаторов поручает брокеру. Встречается и другой вариант. В компании Megadevelopment, например, для каждого объекта создают самостоятельную управленческую единицу, в структуре которой есть управляющий директор, отдел аренды, финансовый отдел, технический отдел, служба охраны и хозяйственный отдел. «Среднее количество штатных единиц, обслуживающих офисный центр, составляет 30-70 человек. Например, офисный центр ІКУА общей площадью 26 000 кв. м обслуживает 65 человек, офисный центр FERMMASH общей площадью 8600 кв.м - 45, офисный центр STEND общей площадью 13 000 кв. м. - 60. Конечно, при желании можно создать центральный офис, работающий на все объекты. В таком случае он должен состоять из управляющего директора, финансового, технического и отдела аренды, а вот службу охраны и хозяйственный отдел я бы все же оставила на объекте», - говорит генеральный директор компании Александра Коваль.

КОГДА НАЧИНАТЬ?

Представители девелоперских компании советуют выбирать управляющие компании, учитывая их профессионализм и положительные рекомендации. «Если компания уже работает, то об ее эффективности судят по доходности объекта в динамике, уровню вакантности в торговом или бизнес-центре и ротации арендаторов, а также по посещаемости торгового центра», - говорит Т. Честнейшая. «Секрет эффективности управления заключается именно в методах, а не в средствах, - добавляет заместитель директора компании Newcity Development Денис Панчук. - К методам относят организацию работы, а именно: вертикаль взаимосвязей сотрудников, работу с информацией, постоянный контроль деятельности предприятия посредством аналитических данных бухгалтерского учета, и, безусловно, комплексную работу службы безопасности. При условии согласованного использования всех вышеперечисленных ресурсов, результаты деятельности компании будут почти полностью соответствовать запланированным объемам. Набор инструментов у всех управляющих компании практически одинаковый, а вот умение их применять - разное».

При этом все эксперты соглашаются: чем раньше девелопер привлечет к объекту управляющую компанию, тем более эффективным будет управление. В идеале сотрудничество с ней нужно начинать еще на этапе создания бизнес-плана. Б таком случае профессиональная управляющая компания может помочь подсчитать стоимость оборудования, необходимого для выбранного класса объекта, а также оценить затраты на его эксплуатацию. Необходимо сотрудничество с будущим управителем на этапе проектирования, причем желательно иметь предварительные договоренности с будущими якорными арендаторами объекта. «При проектировании торгового комплекса обязательно нужно учитывать интересы якорных арендаторов: какие подъезды, расположение площадей, системы кондиционирования им нужны, - отмечает генеральный директор компании Development Company Оксана Коршун. - На этом этапе с ними могут быть заключены предварительные или договоры о намерениях. В дальнейшем, уже на этапе строительства, могут быть подписаны договори авансового платежа, что позволит девелоперу получить дополнительное финансирование для окончания реализации проекта». «Привлечение управляющей компании происходит на стадии «П», где определяется тип и классе здания, а также необходимый набор услуг. Нужен ли конференц-сервис, СКС, диспетчеризация, автоматическое управление парковкой и вертолетной площадкой на крыше или же это просто ангар со сторожем и дворником, - добавляет директор коммерческого департамента Группы компании FІМ Сергей Харьков. - За два-три месяца до сдачи объекта в эксплуатацию проходит комплексная приемка работ и документации, изучение сетей, узлов и агрегатов. В это же время определяется потребность и начинается поиск персонала, закупается техника, подписываются подрядные и коммунальные договоры».

Нужно учесть такой риск, как уровень подготовки юротдела управляющей компании, - возможны просчеты, которые арендатор использует с выгодой для себя. Предотвратить риск может привлечение квалифицированного эксперта-юриста в качестве консультанта.

Тонкости договоров

Чистка фасадов, обслуживание газопроводов высокого и среднего давления, энергосистем с высоким напряжением, лифтового хозяйства и котлов, систем охраны и сигнализации - эти виды работ требуют наличия специальных лицензий. Потому даже те компании, которые управляют своими обметами самостоятельно, исполнителей на данные виды работ привлекают на условиях аутсорсинга. Отдельное внимание следует уделять продумыванию договорных отношений. «Подписывая договоры на такие виды услуг, необходимо обратить особое внимание на такие параметры, как сроки, деньги, качество и ответственность. Например, в договоре на обслуживание лифтов необходимо предусмотреть конкретные сроки поставки неисправных компонентов, время, в течение которого представители обслуживающей компании должны прибыть на объект и установить причину неисправности, а также сроки устранения поломок, - рассказывает А. Коваль. С. Харьков рекомендует прописывать в договорах или в приложениях к ним не только перечень и периодичность выполнения тех или иных операций, но и количество задействованных в них лиц, с указанием времени (так называемых человеко-часов). «Также необходимо четко разграничить работы по объекту. Например, некоторые самостоятельно эксплуатирующие свои объекты организации не видят разницы между сервисным обслуживанием и эксплуатацией, хотя это абсолютно разные вещи. Эксплуатация предполагает ежедневное нахождение на объекте, ежедневный мониторинг работы всех служб и систем, включая сервисное обслуживание. А сервисное обслуживание - это периодичное выполнение плановых и ремонтных работ. И чтобы не возникало проблем в будущем, нужно указывать, что мы ждем от подрядчика, а также какую ответственность и в каких случаях он берет на себя, когда работы и материалы оплачиваются дополнительно», - отмечает он. Важная часть управления объектом - работа с арендаторами. Их поиск, как уже отмечалось, нужно начинать задолго до окончания строительства объекта. И здесь, как отмечают девелоперы, следует искать мощные «якоря» (для торгового центра), способные привлечь посетителей, подбирать неконфликтных «соседей», согласовывать с ними условия договоров.

«В начале деятельности обьекта можно достичь эффекта «снятия сливок» за счет факторов, позиционирующих данный объект наиболее выгодно по сравнению с другими на рынке. При этом необходимо учесть такой риск, как уровень подготовки юридического отдела управляющей компании - возможны просчеты, которые арендатор может использовать с выгодой для себя. Лучший способ предотвращения такого риска - привлечение высококвалифицированного эксперта-юриста в качестве консультанта. Так владелец получит некоторый запас безопасности, застраховываясь от возможных ошибок», - отмечает Д. Панчук. В договоре аренды необходимо предусматривать все до мелочей. Основные позиции, на которые следует обращать внимание: срок аренды, базовая арендная ставка, индексация базовой арендной ставки на протяжении срока аренды, возможность субаренды, порядок арендных платежей (эквивалент валюты), эксплуатационные расходы и другое. «Важно учесть вопросы имущественного характера: может ли арендатор вносить изменения на арендуемой территории (покраска стен, укладка ковролина и т. д.), особые условия для якорных арендаторов и преимущественное право на продление аренды уже существующих арендаторов», - говорит С. Харьков. Некоторые компании предусматривают перечисление аванса в размере арендной плати за 2-3 месяца, который одновременно является гарантийным платежом. Также в договоре следует предусмотреть целевое использование и порядок приема-передачи помещения. «Законодательство предусматривает, что арендатор обязан вернуть помещение в таком же состоянии, в каком принимал, с учетом нормального износа. Здесь важно определить, что такое нормальный износ, и по возможности предусмотреть обязанность арендатора выполнить либо оплатить ремонт. Важным разделом является ответственность. Рекомендую предусмотреть штраф за срочное расторжение договора по инициативе арендатора, возможность его расторжения и ограничение доступа в случае нарушения арендатором своих обязательств», - отмечает А. Коваль. Как правило, профессионального управления в большей мере требуют объекты коммерческой недвижимости. Однако для жилой недвижимости, позиционирующейся как жилье класса de luxe, привлечение управляющей компании - один из залогов успешности проекта. В обязанности управляющей компании в жилом комплексе входят: комплексная эксплуатация и инженерно-техническое обслуживание, планирование основных и текущих расходов, контроль поступления платежей, подбор и взаимодействие с субподрядчиками, клининг (уборка) общих площадей, обеспечение безопасности, программы по ремонту и реконструкции, а также комплекс сервисных и дополнительных услуг. По словам В. Позигуна, при управлений объектами элитной жилой недвижимости одна из основных функций, помимо общего управления имуществом, - это поддержание имиджа объекта элитной жилой недвижимости, а также предоставление дополнительных услуг, не связанных с основными функциями (доставка и закупка продуктов, уборка апартаментов, бронирование билетов, гостиниц и т. д.). «Концепция управления элитного жилья, разрабатываемая девелоперами на начальных стадиях работы над проектом, предусматривает те дополнительные услуги, организация и предоставление которых ложится именно на плечи управляющей компании. На одном рынке нет и не может быть двух одинаковых объектов элитной жилой недвижимости. Поэтому в каждом конкретном случае перечень дополнительных опций разрабатывается отдельно, исходя из особенностей объекта», - говорит он.

Ирина Светикова